Informații privind protecția datelor cu privire la sistemul CRM în conformitate cu art. 13 GDPR

OBSERVAȚII PRELIMINARE

Prin următoarele informații, dorim să vă oferim o imagine de ansamblu asupra modului în care vă prelucrăm datele personale și asupra drepturilor dvs. în conformitate cu legislația privind protecția datelor.

CINE ESTE RESPONSABIL PENTRU PRELUCRAREA DATELOR ȘI PE CINE POT CONTACTA?

Persoana responsabilă pentru datele dvs. cu caracter personal în sensul legii privind protecția datelor este întotdeauna compania Grupului DEKRA care, singură sau împreună cu alte companii, decide cu privire la scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor dvs. cu caracter personal. În mod obișnuit, este vorba de compania (companiile) din Grupul DEKRA care v-a(au) furnizat, vă furnizează, va (vor) furniza sau urmează să vă furnizeze servicii dumneavoastră sau angajatorului dumneavoastră.

În calitate de societate-mamă a grupului, societatea responsabilă este

DEKRA Certification S.R.L,
cu sediul în București,
înregistrată la Registrul Comerțului
de pe lângă Tribunalul București, sub numărul J40/12067/2023
Bld. Tudor Vladimirescu nr. 22, Green Gate, etaj 11, 050883 Sector 5, București

Puteți lua legătura cu responsabilul nostru cu protecția datelor din cadrul grupului la
e-mail: dekra@dekracert.ro

CE SURSE ȘI DATE FOLOSIM?

Prelucrăm datele cu caracter personal pe care le primim de la clienții noștri sau de la alte persoane vizate în cadrul relației noastre de afaceri. În unele cazuri, prelucrăm datele cu caracter personal pe care ni le-ați furnizat prin intermediul unei cărți de vizită sau al unui alt mijloc de comunicare, în scopul de a vă contacta. În plus, prelucrăm date cu caracter personal pe care le obținem în mod permis din surse accesibile publicului (de exemplu: anuare comerciale, detalii de contact pe pagini web sau în rețele profesionale) sau care ne-au fost transmise în mod legitim de către alte companii din Grupul DEKRA sau de către alte părți terțe.

Datele cu caracter personal relevante pot include: date cu caracter personal (de exemplu: titlul, numele, prenumele), date de contact profesional (de exemplu: adresa de e-mail, adresa, numărul de telefon), informații despre relația dvs. de muncă (de exemplu: angajatorul, departamentul/domeniul, poziția în cadrul companiei). În plus, acestea pot include, de asemenea, date privind publicitatea și vânzările (inclusiv scoruri publicitare), date privind documentația (de exemplu: notițe ale discuției), precum și alte date comparabile cu categoriile de mai sus.

PENTRU CE PRELUCRĂM DATELE DUMNEAVOASTRĂ (SCOPUL PRELUCRĂRII) ȘI PE CE BAZĂ LEGALĂ?

Prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal în conformitate cu prevederile Regulamentului general al UE privind protecția datelor (GDPR) și cu toate celelalte legi aplicabile.

Indiferent de aceasta, pot exista întotdeauna situații, în care prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal, care nu sunt menționate aici. În aceste cazuri, veți primi informații separate privind protecția datelor în legătură cu situația respectivă, în măsura în care acest lucru este necesar prin lege.

A. INCLUDEREA ÎN SISTEMUL DE GESTIONARE A RELAȚIEI CU CLIENȚII (CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT SYSTEM) (CRM)

Prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal în scopul de a le include în sistemul nostru de gestionare a relației cu clienții (CRM).

Acestea sunt, în primul rând, date cu caracter personal, date privind adresa de serviciu, date de comunicare profesională, precum și informații privind relația dumneavoastră de muncă și poziția în cadrul companiei dumneavoastră.

Colectarea și înregistrarea datelor în CRM-ul nostru are loc în prima etapă în baza interesului nostru legitim. În cadrul comunicării ulterioare și ca parte a călătoriei de bun venit începute astfel, aveți opțiunea de a ne oferi declarații de consimțământ pentru diverse operațiuni de prelucrare opționale, care sunt, de asemenea, stocate în instrumentul nostru CRM.

Interesul nostru legitim în acest caz este acela de a rămâne în contact și de a putea comunica cu dvs. în calitate de client sau de persoană de contact a unui client în contextul inițierii de contracte sau al executării contractelor. Acest lucru are ca scop asigurarea unei bune prestări a serviciilor și a asistenței clienților.

BAZA LEGALĂ

Art. 6 alin. 1 lit. b și f GDPR

B. TRIMITEREA DE BULETINE INFORMATIVE ȘI/SAU PUBLICITATE DIRECTĂ SUB FORMĂ DE E-MAILURI

Prelucrăm datele dvs. cu caracter personal în scopul furnizării de informații personalizate (vă puteți specifica interesele în Centrul nostru de preferințe) despre serviciile și ofertele din portofoliul nostru prin intermediul buletinului informativ și/sau al publicității directe prin e-mail.

Acestea sunt, în principal, date cu caracter personal, informații despre domeniile pe care le-ați selectat și date de comunicare profesională.

În cazul în care ne-ați dat consimțământul pentru prelucrarea datelor, puteți revoca acest consimțământ în orice moment, cu efect pentru viitor. În cazul unei revocări, nu veți mai primi informații de marketing de la noi prin e-mail.

BAZA LEGALĂ

Art. 6 alin. 1 lit. a GDPR.

C. ANALIZA COMPORTAMENTULUI UTILIZATORULUI LA PRIMIREA BULETINULUI INFORMATIV

În scopul cercetării de piață (analiza comportamentului de deschidere și citire al destinatarilor buletinului informativ), putem, cu consimțământul dumneavoastră, să evaluăm interacțiunile dumneavoastră în buletinul nostru informativ și să le atribuim persoanei dumneavoastră.

Acestea sunt, în principal, date cu caracter personal, informații privind comportamentul dumneavoastră de utilizare atunci când primiți buletinul nostru informativ și date de comunicare profesională.

În cazul în care ne-ați dat consimțământul pentru prelucrarea datelor, puteți revoca acest consimțământ în orice moment, cu efect pentru viitor. În cazul unei revocări, nu vom mai înregistra și evalua comportamentul dvs. de utilizare atunci când primiți buletinul nostru informativ.

BAZA LEGALĂ

Art. 6 alin. 1 lit. a GDPR.

D. SONDAJE PRIVIND SATISFACȚIA CLIENȚILOR

În scopul îmbunătățirii produselor și serviciilor noastre, vă prelucrăm datele cu caracter personal, cu consimțământul dvs., în cadrul sondajelor de satisfacție a clienților. Participarea la sondaje este voluntară.

Acestea sunt, în principal, date cu caracter personal, răspunsurile dvs. în cadrul sondajelor privind satisfacția clienților și datele de comunicare profesională.

În cazul sondajelor personalizate privind satisfacția clienților, datele colectate vor fi îmbinate cu datele dvs. personale din baza noastră de date a clienților pentru a crea un profil. Puteți opri crearea de profiluri în legătură cu utilizarea datelor dvs. pentru sondajul privind satisfacția clienților și utilizarea sa promoțională în orice moment pentru viitor prin retragerea consimțământului dvs.

În cazul în care ne-ați dat consimțământul pentru prelucrarea datelor, puteți revoca acest consimțământ în orice moment, cu efect pentru viitor. În cazul unei revocări, nu vă vom mai trimite nicio cerere de sondaj privind satisfacția clienților.

BAZA LEGALĂ

Art. 6 alin. 1 lit. a GDPR.

CINE ÎMI PRIMEȘTE DATELE?

În cadrul Grupului DEKRA, accesul la datele dumneavoastră este acordat acelor birouri care au nevoie de ele pentru a ne îndeplini obligațiile contractuale și legale. Pe lângă un centru de date operat la nivel central de către DEKRA SE (Stuttgart), Grupul DEKRA are numeroase centre de date operate la nivel local sau regional, în care companiile responsabile ale Grupului DEKRA vă prelucrează datele.

Furnizorii de servicii și asistenții angajați de noi pot, de asemenea, să primească date în aceste scopuri dacă respectă, în special, cerințele de confidențialitate și de protecție a datelor. Este vorba de companii din categoriile de servicii IT, telecomunicații, consultanță precum și vânzări și marketing.

În ceea ce privește transferul de date către destinatari din afara Grupului DEKRA, transmitem informații despre clienții noștri numai dacă acest lucru este impus de lege, dacă clientul și-a dat consimțământul sau dacă acest lucru este necesar pentru inițierea, implementarea sau încetarea unei relații contractuale cu dvs. sau dacă Grupul DEKRA are un interes legitim în acest sens. În aceste condiții, destinatarii datelor cu caracter personal pot fi, de exemplu:

Organisme și instituții publice (de exemplu: autorități fiscale, organisme de aplicare a legii) în cazul existenței unei obligații legale sau oficiale (de exemplu: obligații legale de notificare),
Alte companii din cadrul Grupului DEKRA pentru a gestiona riscurile pe baza unor obligații legale sau oficiale,
Furnizorii de servicii pe care îi folosim în cadrul relațiilor de procesare a comenzilor.
Procesarea are loc, în principal, în cadrul CRM-ului nostru prin intermediul furnizorului nostru de servicii Salesforce Germany GmbH, Erika-Mann-Str. 31, 80636 München (Salesforce). Cu Salesforce a fost încheiat un contract de procesare a comenzilor. În cadrul procesării, datele pot fi transferate, de asemenea, către serverele Salesforce din SUA. Salesforce a adoptat Binding Corporate Rules (BCR, reguli interne obligatorii de protecție a datelor) pentru a permite transferul de date cu caracter personal din UE și SEE către locații Salesforce din afara UE și SEE. Aceste Binding Corporate Rules ale Salesforce se găsesc la adresa https://compliance.salesforce.com/en/salesforce-bcrs sau le puteți obține trimițând un e-mail simplu la adresa info-de@salesforce.com erhalten. Pentru mai multe informații cu privire la prelucrarea datelor de către Salesforce, vă rugăm să vizitați: https://www.salesforce.com/de/company/privacy/full_privacy/

Alți destinatari de date pot fi acele organisme pentru care ne-ați dat consimțământul dvs. pentru transferul de date sau către care suntem autorizați să transferăm date cu caracter personal pe baza unui echilibru de interese.

DATELE SUNT TRANSFERATE CĂTRE O ȚARĂ TERȚĂ SAU CĂTRE O ORGANIZAȚIE INTERNAȚIONALĂ?

Un transfer de date către organisme din țări din afara Uniunii Europene (așa-numitele țări terțe) are loc:

Dacă acest lucru este necesar în cazuri individuale, datele dvs. cu caracter personal pot fi transferate către un furnizor de servicii IT din SUA sau dintr-o altă țară terță pentru a asigura operațiunile IT ale Grupului DEKRA respectând nivelul european de protecție a datelor.
Datele cu caracter personal ale celor interesați de produsele DEKRA pot fi, de asemenea, procesate în SUA în cadrul unui sistem CRM, cu consimțământul acestora.

Cu consimțământul persoanei vizate sau ca urmare a reglementărilor legale de combatere a spălării banilor, a finanțării terorismului și a altor acte penale, precum și în cadrul unui echilibru de interese, în cazuri individuale datele cu caracter personal (de exemplu datele de legitimare) sunt transmise, respectând nivelul de protecție a datelor din Uniunea Europeană.

CÂT TIMP VOR FI STOCATE DATELE MELE?

Datele dvs. cu caracter personal vor fi procesate atât timp cât acest lucru este necesar pentru îndeplinirea obligațiilor noastre contractuale și legale sau cât timp putem justifica un interes legitim pentru procesare. În cazul în care ne-ați dat consimțământul, vă vom procesa datele cel mult până când vă veți revoca consimțământul.

De îndată ce nu mai putem justifica, în conformitate cu aceste cerințe, un drept de diseminare a datelor dvs. cu caracter personal, acestea vor fi șterse în mod regulat, cu excepția cazului în care procesarea lor ulterioară într-un scop specific și pentru o perioadă limitată de timp este necesară pentru următoarele scopuri:

Îndeplinirea obligațiilor de păstrare în temeiul legislației comerciale și fiscale, care pot rezulta, de exemplu, din: Codul comercial (HGB) sau Codul fiscal (AO). Perioadele specificate acolo pentru păstrare sau documentare sunt, de obicei, între 6 și 10 ani.
Păstrarea probelor în cadrul dispozițiilor privind prescripția legală. În conformitate cu articolele 195 și următoarele din Codul civil german (BGB), aceste termene de prescripție pot fi de până la 30 de ani, termenul normal de prescripție fiind de 3 ani.

CE DREPTURI DE PROTECȚIE A DATELOR AM?

Aveți dreptul de a beneficia de următoarele drepturi legale ale persoanei vizate, cu condiția ca acestea să fie îndeplinite:

Dreptul la informare cu privire la datele dvs. procesate de noi în conformitate cu art. 15 GDPR,
Dreptul la rectificarea datelor inexacte în conformitate cu articolul 16 GDPR,
Dreptul la ștergerea datelor stocate de noi în conformitate cu art. 17 GDPR,
Dreptul de a restricționa procesarea datelor stocate de noi în conformitate cu art. 18 GDPR,
Dreptul la portabilitatea datelor în conformitate cu art. 20 GDPR,
Dreptul la opoziție în conformitate cu articolul 21 GDPR,
În cazul în care ne-ați acordat consimțământul pentru prelucrarea datelor, puteți revoca acest consimțământ în orice moment, cu efect pentru viitor art. 7 alin. 3 GDPR,
Dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere, în conformitate cu articolul 77 din GDPR, în cazul în care considerați că prelucrarea datelor cu caracter personal care vă privesc încalcă dispozițiile GDPR.

AM OBLIGAȚIA DE A FURNIZA DATE?

În cadrul relației noastre comerciale, trebuie să furnizați datele cu caracter personal care sunt necesare pentru stabilirea, implementarea și încetarea unei relații comerciale și pentru îndeplinirea obligațiilor contractuale asociate sau pe care suntem obligați prin lege să le colectăm. Fără aceste date, este posibil să nu putem încheia, executa și rezilia un contract cu dvs. sau cu angajatorul dvs.

ÎN CE MĂSURĂ EXISTĂ UN PROCES DECIZIONAL AUTOMATIZAT SAU EXISTĂ PROFILING (CREAREA DE PROFILURI)?

În principiu, nu folosim un proces decizional complet automatizat în conformitate cu articolul 22 GDPR. În cazul în care utilizăm aceste proceduri în cazuri individuale, vă vom informa separat despre acest lucru și despre drepturile dvs. în această privință, în măsura în care acest lucru este prevăzut de lege.

Prelucrăm datele dvs. parțial în mod automat cu scopul de a evalua anumite aspecte personale (crearea de profiluri). Utilizăm crearea de profiluri de exemplu în următoarele cazuri:

În baza cerințelor legale și regulatorii, suntem obligați să combatem spălarea banilor, finanțarea terorismului și infracțiunile care pun în pericol activele. În acest caz se efectuează, de asemenea, evaluări de date (de exemplu în cadrul operațiunilor de plată). Aceste măsuri au și rolul de a vă proteja.
Pentru a vă putea informa și consilia specific cu privire la produse, folosim instrumente de evaluare. Acestea permit comunicarea și publicitatea în funcție de nevoi, inclusiv cercetarea de piață și de opinie.

INFORMAȚII PRIVIND DREPTUL DUMNEAVOASTRĂ DE OPOZIȚIE ÎN CONFORMITATE CU ARTICOLUL 21 GDPR DREPTUL INDIVIDUAL DE OPOZIȚIE

Aveți dreptul de a vă opune în orice moment, din motive legate de situația dvs. particulară, prelucrării datelor cu caracter personal care vă privesc și care este efectuată în temeiul articolului 6 alin. 1 lit. e din GDPR (prelucrarea datelor în interes public) și al art. 6 alin. 1 lit. f din GDPR (prelucrarea datelor pe baza unui echilibru de interese). Acest lucru se aplică, de asemenea, creării de profiluri bazate pe această dispoziție în sensul art. 4 nr. 4 din GDPR. Dacă vă opuneți, nu vom mai prelucra datele dvs. cu caracter personal, cu excepția cazului în care putem demonstra că există motive legitime și imperioase pentru prelucrare, care prevalează asupra intereselor, drepturilor și libertăților dvs. sau că prelucrarea este necesară pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unor pretenții legale.

DREPTUL DE A SE OPUNE PRELUCRĂRII DATELOR ÎN SCOPURI DE PUBLICITATE DIRECTĂ

În cazuri individuale, prelucrăm datele dvs. cu caracter personal pentru a realiza publicitate directă. Aveți dreptul de a vă opune în orice moment prelucrării datelor cu caracter personal care vă privesc în scopul unei astfel de publicități, fără a suporta alte costuri decât costurile de transmitere în conformitate cu tarifele de bază; acest lucru se aplică, de asemenea, creării de profiluri, în măsura în care aceasta este legată de o astfel de publicitate directă. În cazul în care vă opuneți prelucrării în scopuri de publicitate directă, nu vom mai prelucra datele dvs. cu caracter personal în aceste scopuri.

DESTINATARUL UNEI OPOZIȚII SAU AL UNEI REVOCĂRI

Obiecția sau revocarea poate fi adresată operatorului de date sau responsabilului cu protecția datelor, fără nicio formalitate. Pentru un proces rapid și fără probleme, vă rugăm să utilizați formularul online pregătit în acest scop. Sau faceți clic pe link-ul de la sfârșitul unui e-mail de informare pe care l-ați primit. Nu veți avea alte costuri de suportat în afară de costurile de transmitere în conformitate cu tarifele de bază.

STADIUL ȘI MODIFICAREA PREZENTEI DECLARAȚII PRIVIND PROTECȚIA DATELOR

Stadiul acestei declarații privind protecția datelor este octombrie 2022.

Ne rezervăm dreptul de a modifica în viitor această declarație privind protecția datelor în cadrul legilor aplicabile privind protecția datelor și, dacă este necesar, de a o adapta la realitățile modificate ale prelucrării datelor. Vă vom informa separat cu privire la orice modificare semnificativă, de conținut.